Come dare un Feedback Efficace: come, quando e perchè

Feedback. Capire come dare un Feedback efficace può cambiare la qualità delle relazioni personali e professionali.

Quando parliamo di come dare un Feedback efficace ci riferiamo innanzitutto a come sostenere la crescita, il miglioramento e il cambiamento del nostro interlocutore. In altre parole, dare un feedback efficace non dovrebbe essere solo una comunicazione di informazioni, ma piuttosto un processo intenzionale finalizzato a sostenere un apprendimento e uno sviluppo positivo.

Che cosa significa Feedback: definizione

Il termine “feedback” si riferisce a un processo attraverso il quale parte del risultato di un’azione è restituita come input per regolare o correggere tale azione. In generale, il feedback è un meccanismo di comunicazione che fornisce informazioni sulla performance o l’efficacia di un processo. Il feedback efficace è rappresentato da quel processo attraverso il quale si forniscono informazioni di ritorno ricavandole dalle sue scelte e dal suo comportamento. Evitiamo, quindi, di confondere il feedback con atteggiamenti lusinghieri e adulatori.

Perchè dare un Feedback Efficace

Il feedback efficace è cruciale in molteplici contesti, sia personali che professionali, e riveste un ruolo fondamentale nel processo di crescita e miglioramento. Ecco alcune ragioni chiave per cui dare un feedback efficace è così importante:

1. Orientamento al miglioramento: Il feedback fornisce indicazioni chiare sulle aree di forza e di miglioramento, guidando il percorso di crescita personale e professionale.
2. Rafforzamento positivo: Un feedback positivo rafforza comportamenti desiderati, mantenendo alta la motivazione e l’entusiasmo.
3. Sviluppo delle competenze: Indica come sviluppare ulteriormente le competenze, fornendo una guida pratica per l’acquisizione di nuove abilità.
4. Aumento dell’autocoscienza: Il feedback contribuisce a sviluppare una maggiore consapevolezza di sé, aiutando a comprendere come gli altri ci percepiscono.
5. Allineamento degli obiettivi: Assicura che le azioni e i risultati siano allineati agli obiettivi desiderati, contribuendo a mantenere la coerenza.
6. Prevenzione dei problemi: Il feedback tempestivo aiuta a prevenire o risolvere problemi in fase iniziale, riducendo il rischio di situazioni critiche.

Come dare un Feedback per il miglioramento

Partendo dal principio scopriamo che sempre più persone e organizzazioni vengono chiamate al duro compito di cambiare per sopravvivere; aumentano le difficolta e le esigenze relazionali. Le sfide e le performance incalzano e il miglioramento è la tappa più ambita.

Insomma, l’esigenza di dare e ricevere un feedback efficace sia a livello organizzativo, sia a livello personale, coinvolge praticamente tutti: dal leader al management, dal genitore all’insegnante, dall’allenatore al professionista della Relazione d’aiuto. Ecco alcuni suggerimenti su come dare feedback in modo costruttivo:

1. Scegli il momento giusto. Assegna un momento appropriato per fornire il feedback, evitando di farlo in situazioni di stress o quando le persone sono distratte. Cerca un contesto in cui sia possibile una conversazione aperta e privata.
2. Sii specifico e obiettivo. Fornisci dettagli specifici sul comportamento o sull’azione oggetto del feedback. Evita generalizzazioni e concentrati su osservazioni oggettive.
3. Utilizza un linguaggio positivo. Esprimi il feedback in modo positivo e costruttivo. Concentrati su ciò che è stato fatto bene prima di discutere ciò che può essere migliorato. Utilizza parole che incoraggiano la crescita e lo sviluppo.
4. Sii descrittivo, non valutativo. Descrivi gli effetti del comportamento anziché emettere giudizi. Ad esempio, anziché dire “sei disorganizzato,” puoi dire “ho notato che hai avuto difficoltà a organizzare gli elementi durante la presentazione.”
5. Fornisci Soluzioni o Suggerimenti. Se possibile, offri suggerimenti su come migliorare o affrontare le sfide individuate. Il feedback dovrebbe essere una guida per il cambiamento positivo, non solo un’enumerazione di problemi.
6. Concentrati sui comportamenti, non sulla persona. Evita di personalizzare il feedback. Concentrati sui comportamenti o sulle azioni piuttosto che sull’identità della persona. Ad esempio, sostituisci “sei un disorganizzato” con “ho notato alcune difficoltà nell’organizzazione di questo progetto.”
7. Mantieni un tono calmo e professionale. Anche se il feedback è critico, mantieni un tono calmo e professionale. Evita di far emergere emozioni negative e cerca di essere assertivo ma rispettoso.
8. Sii aperto a ricevere Feedback a tua volta. Dimostra apertura a ricevere feedback anche tu. Questo crea un clima di reciprocità e dimostra che apprezzi il processo di miglioramento continuo.

Come dare Feedback utilizzando una Cultura di Coaching

Nel Coaching esiste una fase molto importante nella quale Coach e Cliente si accordano su un adeguato Piano d’Azione utile al conseguire un obiettivo sfidante.

L’accordo tra Coach e Cliente (sostenuto nel nostro caso da alcuni documenti obbligatori: il “Contratto” e il “Patto di Coaching”), porta il Cliente ad eseguire e mettere in pratica il programma condiviso. Dalla reale attuazione del piano d’azione si ricevono informazioni molto importanti che permettono al Coach di migliorare la motivazione intrinseca  e di aumentare la consapevolezza.

Un buon feedback ha degli obiettivi ben precisi:

• Migliorare il grado di motivazione endogena;
• Migliorare il grado di consapevolezza e responsabilità;
• Migliorare la capacità di compiere scelte autonome;
• Migliorare la capacità di risolvere problemi ed affrontare ostacoli;
• Migliorare l’intero processo di Coaching nell’impianto relazionale.

Insomma, un feedback serve per migliorare (sempre!!)

Nello specifico un Feedback Efficace serve a:

• Migliorare la motivazione intrinseca (quella priva di motivatori esterni). Lavorare sul senso di autoefficacia (ovvero sulla convinzione interiore di riuscire a fare una cosa) e sul “rinforzare i comportamenti positivi”, tende ad incrementare il piacere di continuare a svolgere determinate azioni. Per rinforzo intendo quel comportamento (quel feedback positivo) che premia il Cliente per gli sforzi compiuti dopo aver conseguito anche piccole mete e risultati. Feedback positivi migliorano il senso di autoefficacia perché viene portato in evidenza il successo personale.
• Un feedback efficace aiuta il Coach a migliorare il grado di consapevolezza del Cliente. Lavorare alla consapevolezza del Cliente è fondamentale perché permette di capire quali azioni permettono di conseguire un obiettivo con maggior velocità. Si tratta, poi, di mettere in condizione la persona di compiere delle scelte (le sue scelte) a sostegno dell’autorealizzazione (inteso come il fine ultimo di ogni processo di Coaching ).
• Il feedback aiuta la persona a superare problemi ed ostacoli. Il processo del feedback è aperto sia nella direzione Coach/Cliente sia in quella Cliente /Coach. Un buon Coach ascolta attentamente tutte le informazioni di ritorno provenienti dal proprio Cliente. Ascoltare attivamente il cliente (attività fondamentale per un buon Coach Professionista) comporta ricevere in cambio una serie di informazioni utili a:

1. 1. Correggere il Piano d’Azione,
   2. Scoprire che il piano d’azione non è adatto e che bisogna ricostruirlo.
   3. Migliorare l’utilizzo delle potenzialità o addirittura

• Il feedback serve a correggere errori di processo. L’utilizzo delle potenzialità, la determinazione degli obiettivi, la strutturazione del piano d’azione, la valutazione degli ostacoli sono tutte attività promosse dal Coach in alleanza col Cliente che diventa co-costruttore di tutto il processo di Coaching. Ascoltare i feedback permette di valutare la bontà di tutta “l’impalcatura progettuale” fermo restando l’impianto generale costituito da una relazione di sostegno/supporto che non sfocia mai in una relazione prescrittiva o di controllo.

Come dare un Feedback Efficace

Dare un feedback efficace è una grande responsabilità: come svolgere un’azione ottimale? Di seguito alcune linee guida per offrire un feedback veramente efficace:

1. Il feedback è efficace quando il Cliente si aspetta di riceverlo (o quando, addirittura, lo richiede espressamente)
2. Il feedback si sofferma prevalentemente sulle potenzialità e nel sottolineare i punti di forza.
3. Il feedback efficace si focalizza elusivamente su ciò che il cliente può cambiare; su ciò che è sotto il suo controllo.
4. Il feedback dovrebbe essere un concetto concreto, specifico e circostanziato e soprattutto dovrebbe essere privo di qualsiasi aspetto giudicante.
5. Il feedback dovrebbe essere compreso dal cliente tanto da permettergli di fare una analisi di approfondimento.
6. Il feedback efficace deve essere presentato con un linguaggio comprensibile per il Cliente.
7. Il feedback dovrebbe essere circoscritto al progetto concordato con una forte propensione al miglioramento del futuro del cliente.

E’ utile chiarire, infine che un feedback efficace dovrebbe sempre indurre il cliente a migliorare i comportamenti e a stimolare processi auto-valutativi; dovrebbe indurre il cliente ad un maggior coinvolgimento sul piano della motivazione e sull’individuazione dei correttivi da apportare per svolgere un’azione ottimale.

Piccoli consigli per offrire un feedback efficace:

Quando dai un feedback concentrati sul miglioramento della performance e non sulla critica. Attento al giudizio e ancor di più ad eventuali pregiudizi. Assicurati che il feedback sia orientato al miglioramento nel futuro. Infine, se scopri che è stato commesso un errore puramente occasionale…  non dare feedback.