La Qualità in Azienda: i documenti della Qualità

Quando si decide di implementare un sistema di gestione qualità (aziendale, ambientale, di sicurezza o altro di riferimento) si pensa sempre di dover completamente rivedere l’assetto documentale (cartaceo o informatico) che si sta utilizzando.

La paura di perdere – o veder completamente modificato – il “modus lavorandi” è uno degli ostacoli maggiori all’adozione degli standard richiesti dalle norme ISO.

Ecco quindi che occorre subito fare chiarezza e sgombrare il campo da ogni dubbio e interpretazione “forzata” e scorretta dei disposti normativi.

La implementazione e – eventuale – successiva certificazione di un SGQ (Sistema Gestione della Qualità) poggia le proprie basi su una serie di documenti che vanno “taylorizzati” di concerto con l’organizzazione stessa.

Difatti ogni azienda – dalla più piccola alla più grande – utilizza un proprio telaio documentale, per cui è buona prassi partire da questo e verificarne tutti gli aggiustamenti da apportarvi.

Il tipo di approccio peggiore è quello di forzare un’organizzazione a utilizzare – da un giorno all’altro – una serie di documentazioni create appositamente per la gestione sistemica.

Il modo corretto è invece quello di integrare – e rendere sinergiche e correlate – più tipologie di documentazioni (includendo tra queste, ovviamente, le piattaforme gestionali).

Di prassi si utilizza una elaborazione grafica chiamata “Piramide documentale” e che si riporta di seguito:

Già a colpo d’occhio si evince la complessità ed eterogeneità della documentazione da produrre, integrare e gestire.

 Il differente livello su cui sono “poggiati” i documenti dipende dal loro grado di dettaglio: più si scende verso la base della piramide, più cresce il dettaglio documentale e la completezza delle informazioni riportate.

Ecco quindi che il “Manuale della Qualità” (da molti idealizzato come un superdocumento di centinaia e centinaia di pagine), sia in realtà il più “leggero” di tutti, riportando in realtà una serie di informazioni e di dati che sono – successivamente – richiamati e analizzati nella documentazione sottostante.

Questo passaggio è fondamentale da far capire all’imprenditore, dal momento che – anche se a volte inconsciamente – molti moduli, procedure e schede sono già normalmente in uso in azienda, e vanno semplicemente “indicizzati” e formattati agli standard ISO.

Ecco pertanto come le normative ISO si “adattano” alle differenti realtà aziendali, pur ricordando sempre quei documenti che – obbligatoriamente – richiedono le stesse norme:

• Politica della Qualità
• Piano di miglioramento
• Definizione degli obiettivi della Qualità
• Nomina del Responsabile Sistema Gestione Qualità (RSGQ)
• Riesame periodico della Direzione
• Programmazione degli Audit interni
• Piano della formazione interna

Ricordo anche le 6 PG (procedure gestionali) che devono essere implementate per essere in linea con lo standard UNI EN ISO 9001:2008:

• Tenuta sotto controllo dei documenti
• Tenuta sotto controllo delle registrazioni
• Audit interni
• Gestione delle Non Conformità
• Azioni correttive
• Azioni preventive

Per concludere non si può non ricordare un punto focale che – con la revisione normativa del 2008 – è diventato di fondamentale importanza: le piattaforme software entrano di diritto tra i documenti di supporto al sistema Qualità.