Time Management – Organizzare e Governare il tempo

Time Management – Perché il tempo non è mai abbastanza? Chi o cosa ci “ruba” tempo prezioso? Impara a gestire il tempo.

Ognuno di noi si è posto queste domande, sia che ci si riferisse al Time management lavorativo che a quello personale.

I ritmi odierni, la mole di impegni, la sovrapposizione di mansioni e il peso di responsabilità non permettono più l’applicazione della filosofia del “rimando a domani”…

Quindi, gestire il proprio tempo diviene un processo estremamente complesso e articolato da curare con la massima attenzione!
In primis, è fondamentale incanalare le energie in modo da concentrarle su ciò che davvero è importante, evitando di dare troppo peso a problemi e questioni di “secondaria importanza”: in sintesi, programmare il proprio tempo vuol dire guadagnare ulteriore tempo!

Questo comporta una serie di vantaggi:

1. gli obiettivi prefissati vengono raggiunti in minor tempo e con un minor sforzo;
2. le attività vengono svolte minimizzando lo stress;
3. si riesce ad avere la classica “visione d’insieme” (progetti/compiti/attività).

Naturalmente non si può prescindere dai 2 pilastri cardine del Time Management:

1. la pianificazione delle attività è un mezzo e non un fine (bisogna pianificare per lavorare meglio, non il contrario…
2. non tutte le “attività” sono pianificabili: gli imprevisti sono una variabile base della funzione del time management.

Si evince chiaramente che l’organizzazione del proprio tempo passa per alcuni semplici steps operativi (ma che spesso si tendono a dimenticare):

• Annotare tutto ciò che si è programmato;
• Utilizzare un chiaro modus lavorandi;
• Definire un crono programma giornaliero, con specifici obiettivi, attività, priorità, tempi di svolgimento e – naturalmente – imprevisti;
• Controllare continuamente le attività in corso.

Risulta evidente come tali semplici flussi di attività rispondano – a livello macro – a quanto indicato dal Ciclo di Deming nel classico Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

Tuttavia è sempre facile cadere nel più classico degli errori del time management: la mancata differenziazione tra attività “importanti” e attività “urgenti”: cerchiamo di darne una definizione semplice:

• “attività importanti”: sono quelle attività che danno un ritorno, producono un valore aggiunto e che – in ogni caso – sono indispensabili da svolgere;
• “attività urgenti”: sono quelle attività per le quali è basilare essere veloci (nella risposta e/o nella reazione).

Incrociando queste due tipologie di attività, dando loro un semplice valore “alto” o “basso”, è possibile ottenere la “Matrice del Time Management”, nel quale il grado di urgenza interfaccia il grado di importanza.

Naturalmente il discorso sembra troppo facile per essere vero, ed in effetti, la pianificazione e il “governo” del tempo non sempre riescono di facile gestione, soprattutto a chi si approccia per le prime volte a queste metodologie operative.

Una buona regola è quella che risponde al “Sistema delle 5 P”:

PRENDERE – PIANIFICARE – PENSARE – PREVEDERE – PROGRAMMARE
Nel dettaglio:

• Prendere nota di ogni impegno e delle differenti attività da svolgere, definendo anche la specifica “scadenza”;
• Pianificare in modo realistico la durata di ogni attività/impegno;
• Pensare per priorità;
• Prevedere eventuali imprevisti;
• Programmare “X” minuti ad inizio giornata per la quotidiana pianificazione ed “X” minuti a fine giornata per la verifica degli step raggiunti.

Una tale metodologia può sembrare vincolante o addirittura controproducente, ma – una volta “digerita” come metodo di planning, presenta numerosi vantaggi operativi: si risolve per primo ciò che è urgente; tutti i compiti sono svolti correttamente nei tempi previsti; determinati compiti possono anche essere delegati (il che vuol dire riguadagnare tempo operativo!); gli obiettivi vengono raggiunti nel modo migliore e con una bilanciata gestione delle risorse.

Per chiudere sul Time Management, la metodologia permette di avere anche un altro “tipo” di tempo a disposizione: il “TEMPO RELAZIONALE”, senza il quale, sicuramente, non ci sarebbe tempo lavorativo da gestire e non si avrebbe il punto di equilibrio (sempre più difficile da raggiungere…) della corretta gestione delle proprie attività.

Ricordiamo sempre un assunto fondamentale del Time Management: si lavora per vivere, ma non si vive per lavorare!!